Hướng dẫn cách viết thư formal và informal

Cách viết thư formal và informal là một kỹ năng quan trọng giúp bạn truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và phù hợp với ngữ cảnh. Việc nắm vững sự khác biệt giữa hai loại thư này không chỉ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Bài viết này giúp bạn hiểu rõ những điểm khác biệt cơ bản và cung cấp hướng dẫn cụ thể để viết thư formal và informal một cách chính xác và ấn tượng.

Nắm vững cách viết thư formal và informal hỗ trợ bạn trả lời câu hỏi về thư tín trong phần IELTS Writing.

Cách viết thư formal và informal

Cách viết thư formal và informal là hai phong cách giao tiếp viết khác nhau, mỗi phong cách phù hợp với những hoàn cảnh và đối tượng nhất định. Để viết thư chính xác và chuyên nghiệp, bạn cần nắm rõ những nguyên tắc cơ bản về cấu trúc, ngôn ngữ, cách trình bày của cả hai loại thư này.

Cách viết thư formal (thư chính thức)

Thư formal được sử dụng trong các hoàn cảnh trang trọng như giao tiếp với cơ quan, tổ chức, hoặc trong môi trường công việc, học thuật. Loại thư này đòi hỏi ngôn ngữ chính xác, lịch sự, tuân theo cấu trúc rõ ràng.

Cấu trúc thư formal

1. Tiêu đề thư (Header): Ở đầu thư, bạn cần ghi rõ tên và địa chỉ của người gửi (nếu không gửi email) cùng ngày tháng viết thư. Sau đó, ghi tên và địa chỉ của người nhận.
2. Lời chào mở đầu (Greeting): Bắt đầu thư bằng cách sử dụng lời chào trang trọng như “Dear Mr. Smith” hoặc “Dear Sir/Madam” nếu không biết tên người nhận cụ thể.
3. Phần giới thiệu (Introduction): Trong phần này, bạn cần giới thiệu mục đích của thư, nêu rõ lý do tại sao bạn viết thư. Ví dụ: “I am writing to inquire about…” hoặc “I would like to bring to your attention…”
4. Nội dung chính (Body): Triển khai vấn đề chính mà bạn muốn truyền tải. Đảm bảo ngôn ngữ lịch sự, không sử dụng các từ viết tắt hoặc ngôn ngữ không trang trọng. Mỗi đoạn văn cần có một ý chính rõ ràng. Hãy đưa ra thông tin cụ thể, ngắn gọn và thẳng thắn nhưng vẫn giữ được tính tôn trọng.
5. Lời kết (Conclusion): Trong phần kết, bạn có thể đưa ra lời cảm ơn hoặc mong muốn nhận được phản hồi. Ví dụ: “Thank you for your time and consideration.” hoặc “I look forward to your prompt response.”
6. Lời chào kết thúc (Closing): Kết thúc thư bằng những câu chào lịch sự như “Yours sincerely” (nếu biết tên người nhận) hoặc “Yours faithfully” (nếu không biết tên người nhận), sau đó ký tên.

Cách viết thư informal (thư không chính thức)

Thư informal được sử dụng trong các tình huống thân mật, giao tiếp cá nhân với bạn bè, gia đình hoặc những người quen. Thư informal cho phép bạn sử dụng ngôn ngữ thoải mái, gần gũi, không cần tuân theo các nguyên tắc cứng nhắc như thư formal.

Cấu trúc thư informal

1. Tiêu đề thư (Header): Có thể không cần ghi rõ địa chỉ hoặc thông tin cá nhân của người gửi và người nhận, đặc biệt là trong các thư viết tay gửi cho bạn bè hoặc gia đình.
2. Lời chào mở đầu (Greeting): Bạn có thể sử dụng những lời chào thân mật như “Hi John”, “Dear Mom”, hoặc “Hello Mike”. Điều này phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận.
3. Phần giới thiệu (Introduction): Phần này thường ngắn gọn và tự nhiên, không cần giới thiệu quá trang trọng. Ví dụ: “How have you been? I hope everything is going well with you.” hoặc “It’s been a while since we last talked, so I wanted to catch up.”
4. Nội dung chính (Body): Triển khai thông tin bạn muốn chia sẻ, nhưng ngôn ngữ thoải mái, có thể sử dụng câu hỏi, cảm xúc cá nhân hoặc thậm chí các từ viết tắt. Điều quan trọng là giữ giọng điệu tự nhiên, gần gũi.
5. Lời kết (Conclusion): Trong phần này, bạn có thể đề cập đến mong muốn gặp gỡ hoặc trao đổi thêm trong tương lai. Ví dụ: “Looking forward to hearing from you soon!” hoặc “Hope we can meet up sometime soon.”
6. Lời chào kết thúc (Closing): Kết thúc thư bằng những lời chào thân mật như “Best”, Cheers”, “Take care”, hoặc “Love” tùy thuộc vào mức độ thân thiết.

Những điểm khác biệt chính giữa thư formal và informal

• Ngữ điệu và phong cách viết: Thư formal yêu cầu ngữ điệu nghiêm túc, lịch sự và trang trọng. Trong khi đó, thư informal thoải mái hơn, có thể thể hiện cảm xúc cá nhân và sử dụng từ ngữ không quá cứng nhắc.
• Cấu trúc: Thư formal tuân theo cấu trúc nghiêm ngặt, từ lời chào đến lời kết. Trong khi thư informal có cấu trúc linh hoạt hơn và không bắt buộc phải tuân thủ các quy tắc hình thức.
• Lời chào và lời kết: Lời chào và lời kết trong thư formal thường rất trang trọng (Dear Sir/Madam, Yours faithfully), còn trong thư informal thường thân mật và cá nhân hơn (Hi, Best, Cheers).
• Ngôn ngữ: Thư formal sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chính xác,không dùng từ viết tắt hay ngôn ngữ thân mật. Ngược lại, thư informal có thể sử dụng các từ viết tắt, câu hỏi trực tiếp, thể hiện cảm xúc cá nhân.

Cách viết thư formal và informal là yếu tố quan trọng giúp đạt điểm cao trong phần thi IELTS Writing Task 1.

Lưu ý chung về cách viết thư formal và informal

Trong cách viết thư formal và informal có một số lưu ý quan trọng bạn cần ghi nhớ để đảm bảo nội dung phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng. Hai yếu tố cần đặc biệt chú ý là xác định đối tượng người nhận và kiểm tra chính tả, ngữ pháp của thư.

Xác định đối tượng người nhận

Trước khi viết, hãy xác định rõ người nhận để chọn phong cách phù hợp. Nếu viết cho cấp trên, đối tác hoặc tổ chức, bạn nên sử dụng phong cách formal (trang trọng, lịch sự). Thư formal yêu cầu ngôn ngữ chuyên nghiệp, cấu trúc rõ ràng, không dùng từ ngữ thân mật. Ngược lại, thư informal dùng cho bạn bè, gia đình, có thể thoải mái và gần gũi hơn với ngôn ngữ tự nhiên, không quá chú trọng hình thức.

Chính tả và ngữ pháp

Dù là thư formal hay informal, việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đều rất quan trọng. Một lá thư có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp sai sẽ gây ấn tượng không tốt, làm giảm tính chuyên nghiệp và sự rõ ràng. Luôn đọc lại thư trước khi gửi để tránh những sai sót không đáng có. Bạn có thể dùng công cụ trực tuyến để kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả.

Viết đúng phong cách và kiểm soát ngôn ngữ giúp thư của bạn trở nên chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn.

Tóm lại, việc phân biệt rõ cách viết thư formal và informal rất quan trọng để bạn có thể giao tiếp hiệu quả trong học tập, công việc cũng như đời sống cá nhân. Luyện tập viết thư ở cả hai dạng sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng viết lách toàn diện.

Trường Đại học VinUni giúp sinh viên phát triển kỹ năng giao tiếp và tư duy toàn cầu.

Tại trường Đại học VinUni, sinh viên cần đạt tối thiểu 6.5 IELTS (hoặc tương đương) để đủ điều kiện xét tuyển. Nếu bạn chưa đạt yêu cầu này, chương trình Pathway English là lựa chọn lý tưởng để hỗ trợ bạn. Chương trình không chỉ giúp bạn cải thiện kỹ năng tiếng Anh một cách toàn diện mà còn cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết thư formal và informal, giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho môi trường học tập tiên tiến.