Powerpoint Tìm hiểu cách làm Powerpoint thuyết trình và các phần mềm ứng dụng

Powerpoint thuyết trình không chỉ là những slide (trang trình chiếu) chứa thông tin và hình ảnh khô khan, mà đó còn là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn kể một câu chuyện, truyền tải thông điệp và kết nối với người xem một cách hiệu quả. Để có một bài thuyết trình Powerpoint ấn tượng, chúng ta cần chuẩn bị tỉ mỉ từ nội dung đến hình thức. Nếu bạn vẫn còn lúng túng chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cùng VinUni tìm hiểu cách làm Powerpoint thuyết trình cơ bản ngay sau đây. 

Tìm hiểu cách làm Powerpoint thuyết trình

Cách làm Powerpoint thuyết trình cơ bản

Cách làm Powerpoint thuyết trình cơ bản sẽ được phân chia theo từng giai đoạn: Xác định mục tiêu, ý tưởng – Thiết kế Powerpoint thuyết trình – Luyện tập thuyết trình.

Lên kế hoạch và xây dựng nội dung

Muốn có được Powerpoint thuyết trình hoàn chỉnh, bạn hãy phác thảo nội dung chính trước khi bắt tay vào thiết kế, một dàn ý với nội dung rõ ràng sẽ giúp bạn tổ chức được ý tưởng mạch lạc, logic.

Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu và khán giả. Bạn muốn truyền tải thông tin gì, hành động gì sau bài thuyết trình này, hãy viết nội dung thật ngắn gọn, súc tích. Sau đó, xác định khán giả sẽ nghe bài thuyết trình này là ai, họ có nền tảng kiến thức về chủ đề này hay không, vấn đề họ quan tâm là gì. Việc hiểu rõ khán giả giúp bạn điều chỉnh ngôn ngữ, mức độ chi tiết và các ví dụ minh họa cho phù hợp. 

Lưu ý: Đối với những người nghe không có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực bạn thuyết trình, nên hạn chế sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành. Và ngược lại, đối với khán giả là những chuyên gia, hãy trình bày cụ thể, chi tiết và rõ ràng. 

Thiết kế bài PowerPoint

Sau khi có nội dung, bước tiếp theo là thiết kế các slide PowerPoint thuyết trình sao cho trực quan, dễ hiểu và thu hút. Hiện nay, có rất nhiều template (mẫu) PowerPoint thiết kế sẵn vô cùng tiện lợi. Bạn hãy chọn một mẫu đơn giản, chuyên nghiệp, phù hợp với chủ đề. 

Ví dụ, sử dụng mẫu tối giản phù hợp cho bài thuyết trình học thuật và mẫu nhiều màu sắc, sinh động thích hợp cho thuyết trình sáng tạo

Yếu tố màu sắc và phông chữ cũng góp phần quan trọng không kém, bạn nên chọn bảng màu hài hòa và phông chữ dễ đọc, tránh gây rối mắt để người đọc có thể đảm bảo theo dõi được.

Tạo slide

Một Powerpoint thuyết trình cơ bản nên được chia tối thiểu 4 slide.

Slide mở đầu: Bao gồm tiêu đề bài thuyết trình, thông tin người/đội nhóm thuyết trình, logo hoặc hình ảnh minh họa. Slide này bạn nên làm đơn giản nhưng vẫn đủ ấn tượng để khơi gợi hứng thú. 

Slide nội dung: Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một ý chính. Bạn có thể áp dụng quy tắc 6×6: không quá 6 dòng, mỗi dòng không quá 6 từ để slide dễ đọc. 

Lưu ý: Chúng ta nên sử dụng gạch đầu dòng để trình bày ý ngắn gọn, kết hợp hình ảnh, biểu đồ hoặc video để minh họa và tránh nhồi nhét quá nhiều chữ, 

Slide kết luận: Tóm tắt các điểm chính, đưa ra thông điệp cuối cùng hoặc lời kêu gọi hành động.

Slide cảm ơn – Q&A: Kết thúc bằng slide cảm ơn và mời khán giả đặt câu hỏi để buổi thuyết trình thêm tính tương tác cũng như giúp củng cố lại nội dung kiến thức.

Luyện tập và trình bày

Một bài PowerPoint dù được thiết kế đẹp mắt đến đâu cũng sẽ mất hiệu quả nếu bạn không trình bày tốt. Hãy luyện tập toàn bộ bài thuyết trình trước gương, bạn bè hoặc quay video để xem lại. Điều này giúp bạn làm quen với nội dung và cải thiện cách nói.

Trung bình một slide thường mất khoảng 1-2 phút để trình bày. Nếu bạn có 10 phút, hãy giới hạn bài thuyết trình trong 5-7 slide, tránh nói quá dài.

Về kỹ năng trình bày, bạn nên nói to, rõ ràng, nhấn nhá ở các ý quan trọng. Điều chỉnh tốc độ nói để khán giả dễ theo kịp. Đi kèm theo đó là ngôn ngữ cơ thể nên được duy trì giao tiếp bằng mắt, dáng đứng thẳng, sử dụng cử chỉ tay tự nhiên để nhấn mạnh ý. Không nên đứng yên một chỗ hoặc liên tục nhìn vào slide thuyết trình.

Phần mềm làm Powerpoint thuyết trình cho người mới

Các Powerpoint thuyết trình ngày nay rất đa dạng và phong phú mang đến cho bạn nhiều lựa chọn. Tuy nhiên, đối với những bạn mới bắt đầu thực hiện và thao tác chưa quen, bạn có thể tham khảo 3 phần mềm/website dưới đây.

Microsoft PowerPoint 

Đây là phần mềm truyền thống và phổ biến nhất. Powerpoint thuộc Microsoft Office và được  cài đặt trên máy tính. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cho những người mới bắt đầu, Microsoft Powerpoint cung cấp đầy đủ các công cụ để chỉnh sửa văn bản, chèn hình ảnh, video, âm thanh, biểu đồ, hiệu ứng chuyển động một cách chuyên nghiệp. Thêm vào đó, Microsoft Powerpoint có rất nhiều mẫu template sẵn có giúp bạn dễ dàng thực hiện và tùy chỉnh để phù hợp với sở thích cá nhân.

Google Slides

Đây là nền tảng trực tuyến miễn phí của Google Workspace hoạt động hoàn toàn trên web, bạn chỉ cần có tài khoản Google và kết nối mạng là có thể sử dụng. Điểm đặc biệt của Google Slides là tính cộng tác, nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một bài thuyết trình, xem được lịch sử chỉnh sửa, trò chuyện trực tiếp nên rất phù hợp với làm việc nhóm.

Google Slides được tự động lưu vào Google Drive nên bạn không lo mất dữ liệu và có thể mở và xuất file dưới định dạng Powerpoint (.pptx).

Google Slides có giao diện tương đối giống với Powerpoint

Canva

Canva là một nền tảng thiết kế đồ họa trực tuyến phổ biến mạnh mẽ, website này không chỉ làm Powerpoint mà còn làm được poster, infographic, bài đăng mạng xã hội,… với giao diện kéo thả trực quan.

Canva có hàng ngàn mẫu thiết kế chuyên nghiệp, đa dạng chủ đề (tính phí hoặc không), bạn chỉ cần chọn, chỉnh sửa nội dung là có ngay một bài thuyết trình ấn tượng.

Canva phù hợp với các bạn học sinh, sinh viên, người làm Marketing hoặc bất cứ ai muốn tạo bài thuyết trình đẹp mắt, sáng tạo mà không cần quá nhiều kỹ năng thiết kế chuyên sâu.

Một số sai lầm cần tránh

Để Powerpoint thuyết trình thành công và thu hút người xem, bạn nên tránh những sai lầm sau:

Quá nhiều chữ trên slide: Slide thuyết trình không phải là tài liệu Word. Bạn chỉ nên giữ nội dung ngắn gọn, súc tích và tập trung các ý chính, phần còn lại sẽ do chính bạn trình bày đến khán giả.

Hãy để PowerPoint thuyết trình là công cụ hỗ trợ chứ không phải thay thế

Lạm dụng hiệu ứng: Hiệu ứng chuyển slide phức tạp không khiến bài thuyết trình “hay ho” hơn mà chỉ khiến người xem mất tập trung. Tương tự vậy, nếu quá nhiều phông chữ hay màu sắc trong một slide cũng khiến Powerpoint rối mắt, mất thẩm mỹ.

Thiếu hình ảnh minh họa: Một slide thuyết trình toàn chữ sẽ gây nhàm chán, khô khan. Bạn hãy kết hợp hình ảnh, biểu đồ hoặc biểu tượng để slide thêm sinh động, đồng thời giúp khán giả dễ tiếp cận nội dung hơn.

Không luyện tập: Một Powerpoint thuyết trình đẹp nhưng nếu bạn không quen với nội dung hoặc nói lắp, bài thuyết trình cũng sẽ mất hiệu quả.

Học Quản trị Kinh Doanh tại VinUni

Tại Trường Đại học VinUni, chương trình đào tạo ngành Quản trị Kinh doanh được thiết kế theo chuẩn quốc tế, mang đến trải nghiệm học tập đẳng cấp của nền giáo dục đại học toàn cầu. VinUni tự hào sở hữu đội ngũ giảng viên xuất sắc, bao gồm các chuyên gia đầu ngành đến từ các tổ chức giáo dục danh giá, kết hợp cơ sở vật chất hiện đại, được đầu tư bài bản để đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm định của những tổ chức uy tín hàng đầu như: 

• ABET – Accreditation Board for Engineering and Technology
• AACSB – Association to Advance Collegiate Schools of Business
• QS – Quacquarelli Symonds 
• THE – Times Higher Education

Khi theo học ngành Quản trị Kinh doanh tại VinUni, sinh viên không chỉ được trang bị kiến thức chuyên sâu về quản trị, chiến lược kinh doanh, kỹ năng lãnh đạo mà còn có cơ hội tham gia các chương trình thực tập thực tế ngay trong quá trình học. Bạn sẽ được tiếp cận với môi trường làm việc chuyên nghiệp tại các tập đoàn lớn, doanh nghiệp hàng đầu trong và ngoài nước. Qua đó, mở rộng quan hệ và tích lũy kinh nghiệm quý báu, tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp tương lai.

Chương trình học tại VinUni chú trọng phát triển toàn diện năng lực cá nhân

Trên đây là một số kiến thức cơ bản về cách làm Powerpoint thuyết trình, hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu hơn về Powerpoint thuyết trình cũng như tìm được công cụ phù hợp để tạo ra những bài thuyết trình thật ấn tượng và thành công.