Kỹ năng giao tiếp trong đàm phán và xây dựng mối quan hệ kinh doanh

Trong thời đại hội nhập và cạnh tranh toàn cầu như hiện nay, việc nắm vững kỹ năng giao tiếp không chỉ là một lợi thế cá nhân mà còn là yếu tố sống còn trong các mối quan hệ kinh doanh. Đặc biệt, trong các tình huống đàm phán, nơi mà mỗi lời nói, cử chỉ đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thì kỹ năng giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc thấu hiểu đối tác, truyền đạt thông tin hiệu quả và xây dựng lòng tin bền vững. Không chỉ giúp thuyết phục người khác, giao tiếp tốt còn tạo nền tảng để thiết lập và duy trì những mối quan hệ chiến lược lâu dài, điều mà bất kỳ nhà quản trị hay doanh nhân nào cũng phải quan tâm.

Trong đàm phán, kỹ năng giao tiếp là chìa khóa để hiểu đối tác, truyền đạt hiệu quả và xây dựng lòng tin

Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) là khả năng truyền đạt và tiếp nhận thông tin một cách hiệu quả giữa cá nhân với cá nhân, hoặc giữa các nhóm người với nhau. Trong môi trường kinh doanh, giao tiếp không đơn thuần chỉ là việc nói chuyện hay trình bày ý kiến, mà còn bao gồm lắng nghe, phản hồi, ngôn ngữ cơ thể, thái độ và cả kỹ năng xử lý tình huống. Giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu hiểu lầm, nâng cao hiệu suất làm việc và đặc biệt là tạo nên sự gắn kết giữa các bên liên quan.

Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong đàm phán

Để thấy rõ vai trò quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong đàm phán nhằm xây dựng niềm tin và tiến tới những thỏa thuận bền vững, hãy cùng phân tích qua một số khía cạnh cụ thể sau:

Giao tiếp giúp hiểu rõ nhu cầu và lợi ích của đối tác

Đàm phán không phải là một cuộc chiến thắng thua, mà là một quá trình cùng tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi. Để làm được điều này, bạn cần hiểu được mục tiêu, nhu cầu, ưu tiên của đối tác. Và điều này chỉ đạt được khi có một quá trình giao tiếp hiệu quả, từ việc đặt câu hỏi mở, lắng nghe chủ động, đến diễn giải lại thông tin để xác nhận sự hiểu đúng.

Tạo niềm tin thông qua lời nói và phi ngôn ngữ

Niềm tin là yếu tố quan trọng trong bất kỳ mối quan hệ kinh doanh nào. Trong đàm phán, ngữ điệu, ánh mắt, cử chỉ và thậm chí là cách lắng nghe cũng góp phần thể hiện sự chân thành, minh bạch. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách kết hợp lời nói với ngôn ngữ cơ thể để thể hiện thiện chí, tạo cảm giác tin tưởng và gần gũi với đối tác.

Kiểm soát cảm xúc và giữ bình tĩnh

Trong quá trình đàm phán, không hiếm khi xảy ra bất đồng quan điểm, tranh cãi hoặc áp lực thời gian. Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ biết cách điều tiết cảm xúc, sử dụng từ ngữ phù hợp và thể hiện thái độ điềm tĩnh. Đây là những điều giúp cuộc đàm phán không đi chệch hướng và vẫn giữ được tính xây dựng.

Kỹ năng giao tiếp trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ kinh doanh

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ba khía cạnh quan trọng thể hiện vai trò thiết yếu của giao tiếp trong việc vun đắp và duy trì các mối quan hệ trong môi trường kinh doanh:

Giao tiếp giúp thiết lập quan hệ bền vững

Sau một cuộc đàm phán thành công, điều quan trọng là giữ được mối quan hệ đó trong dài hạn. Giao tiếp đóng vai trò như “chất keo” kết nối các bên, duy trì sự tương tác thường xuyên, giải quyết các vấn đề phát sinh và nuôi dưỡng lòng tin. Một email thăm hỏi đúng lúc, một cuộc gọi cảm ơn hay lời chúc mừng sinh nhật đều thể hiện sự quan tâm và đây là những điều nhỏ tạo nên mối quan hệ lớn.

Thấu hiểu văn hóa và phong cách giao tiếp

Mỗi cá nhân, doanh nghiệp hay quốc gia đều có những quy chuẩn giao tiếp riêng. Việc hiểu và tôn trọng văn hóa giao tiếp của đối tác giúp tránh được những hiểu lầm đáng tiếc, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế trong giao tiếp. Ví dụ, khi làm việc với đối tác Nhật Bản, sự khiêm nhường và kiên nhẫn là rất quan trọng; còn với các đối tác phương Tây, sự rõ ràng, thẳng thắn thường được đánh giá cao.

Giao tiếp nội bộ cũng quan trọng không kém

Mối quan hệ kinh doanh không chỉ được xây dựng từ bên ngoài mà còn bắt đầu từ bên trong, giữa các phòng ban, giữa nhân viên với lãnh đạo. Một nhà quản trị giỏi phải là người biết truyền cảm hứng, tạo động lực và kết nối các thành viên thông qua giao tiếp. Văn hóa giao tiếp nội bộ cởi mở và tích cực sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Giao tiếp là cầu nối gắn kết, duy trì tương tác, giải quyết vấn đề và xây dựng lòng tin

Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong đàm phán và quan hệ kinh doanh

Dưới đây là những kỹ năng giao tiếp thiết yếu mà bạn cần rèn luyện nếu muốn trở thành một người đàm phán và xây dựng quan hệ chuyên nghiệp: 

• Kỹ năng lắng nghe chủ động: Không chỉ nghe bằng tai, mà còn phải nghe bằng cả thái độ và sự tập trung. Lắng nghe chủ động giúp nắm bắt chính xác thông tin và thể hiện sự tôn trọng đối phương.
• Kỹ năng đặt câu hỏi: Biết đặt câu hỏi mở, câu hỏi gợi mở cảm xúc hay làm rõ quan điểm giúp bạn khai thác thông tin và dẫn dắt cuộc trò chuyện hiệu quả hơn.
• Kỹ năng trình bày và thuyết phục: Khả năng trình bày mạch lạc, có dẫn chứng rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ tích cực và logic sẽ tạo nên sức thuyết phục trong cả đàm phán lẫn xây dựng mối quan hệ.
• Ngôn ngữ cơ thể: Ánh mắt, tư thế, cách bắt tay, nụ cười, tất cả những hành động này đều truyền tải những thông điệp vô hình nhưng đầy sức mạnh. Biết kiểm soát và sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp sẽ giúp củng cố niềm tin từ đối tác.
• Kỹ năng phản hồi: Trong mọi cuộc trò chuyện, khả năng phản hồi phù hợp và đúng thời điểm sẽ cho thấy bạn thực sự quan tâm và đồng hành với người đối diện. Điều này đặc biệt quan trọng trong xây dựng mối quan hệ dài hạn.

Một số lỗi giao tiếp thường gặp trong đàm phán kinh doanh

Dù sở hữu kiến thức chuyên môn hay chiến lược đàm phán tốt đến đâu, bạn vẫn có thể gặp thất bại nếu mắc phải những lỗi giao tiếp tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà bạn cần tránh trong quá trình giao tiếp và đàm phán kinh doanh:

• Nói quá nhiều, nghe quá ít: Khi bạn quá tập trung vào việc trình bày quan điểm của mình mà không dành thời gian lắng nghe, bạn có thể bỏ lỡ những tín hiệu quan trọng từ đối tác từ nhu cầu, mối quan tâm đến những ẩn ý chiến lược.
• Truyền đạt không rõ ràng: Những thông điệp mơ hồ, thiếu cụ thể sẽ dễ dẫn đến hiểu nhầm. Trong môi trường kinh doanh, điều này có thể làm suy giảm lòng tin, thậm chí gây ra những quyết định sai lầm.
• Bỏ qua ngôn ngữ cơ thể: Giao tiếp không lời chiếm một phần lớn trong quá trình truyền tải cảm xúc và thiện chí. Ánh mắt lảng tránh, tư thế không vững vàng hay cử chỉ thiếu tự tin có thể khiến đối phương cảm thấy nghi ngờ hoặc không thoải mái.
• Thiếu linh hoạt trong cách giao tiếp: Mỗi cuộc đàm phán diễn ra trong một bối cảnh khác nhau và đòi hỏi phong cách giao tiếp phù hợp: Có lúc cần kiên quyết, khi khác lại cần mềm mỏng hoặc ngoại giao. Việc không điều chỉnh cách tiếp cận sẽ khiến bạn đánh mất sự đồng thuận và cả cơ hội hợp tác.

Dù giỏi chuyên môn hay đàm phán, bạn vẫn có thể thất bại vì những lỗi giao tiếp nhỏ

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp cho người làm kinh doanh

Để nâng cao kỹ năng này một cách bài bản, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau:

Thực hành qua các tình huống thực tế

Việc đặt mình vào các bối cảnh giao tiếp đa dạng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm nhanh chóng. Hãy tích cực tham gia các buổi hội thảo, hoạt động làm việc nhóm hoặc đóng vai trong các tình huống giả lập như đàm phán, thuyết trình… Những trải nghiệm này không chỉ giúp bạn làm quen với áp lực giao tiếp mà còn cải thiện đáng kể sự tự tin và khả năng ứng biến.

Tự quan sát và điều chỉnh bản thân

Tự phản chiếu là một trong những cách rèn luyện sâu sắc nhất. Bạn có thể ghi hình lại bản thân khi nói chuyện, thuyết trình hoặc đàm phán để xem mình đang gặp điểm yếu ở đâu. Đồng thời, đừng ngần ngại lắng nghe góp ý từ người khác. Tự đặt câu hỏi: “Nếu mình là người đối diện, mình sẽ cảm thấy thế nào?” cũng là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để điều chỉnh hành vi giao tiếp.

Đọc sách và học hỏi từ chuyên gia

Kho tàng sách về giao tiếp rất phong phú, mang đến những góc nhìn và chiến lược thực tiễn. Một số đầu sách nổi bật bạn nên đọc như: Đắc nhân tâm của Dale Carnegie là nền tảng về nghệ thuật đối nhân xử thế; Tư duy nhanh và chậm của Daniel Kahneman giúp bạn hiểu rõ cách con người suy nghĩ và phản ứng; hay Đừng bao giờ chia đôi lợi ích trong mọi cuộc đàm phán của Chris Voss chia sẻ những kỹ thuật đàm phán đỉnh cao từ một cựu chuyên gia FBI. Ngoài ra, theo dõi các chuyên gia qua podcast, video cũng là cách bổ trợ hữu ích.

Giao tiếp thường xuyên để duy trì phản xạ

Không có kỹ năng nào phát triển nếu chỉ dừng lại ở lý thuyết. Hãy chủ động giao tiếp hàng ngày với khách hàng, đồng nghiệp, bạn bè, thậm chí là người lạ. Mỗi cuộc trò chuyện là một lần luyện tập giúp bạn điều chỉnh ngữ điệu, cách lựa chọn từ ngữ và xây dựng phong thái chuyên nghiệp. Sự kiên trì trong việc giao tiếp liên tục sẽ dần hình thành bản lĩnh và sự linh hoạt trong mọi tình huống.

Vì sao nên chọn học ngành Quản trị Kinh doanh tại VinUni?

Với vai trò then chốt trong đàm phán và xây dựng quan hệ bền vững, kỹ năng giao tiếp là nền tảng không thể thiếu đối với bất kỳ ai theo đuổi con chuyên ngành Quản trị Kinh doanh. Tại Trường Đại học VinUni, sinh viên không chỉ được học kiến thức chuyên môn mà còn được rèn luyện kỹ năng giao tiếp, tư duy phản biện, ra quyết định và khả năng làm việc nhóm trong môi trường học thuật hiện đại, chuẩn quốc tế. 

Chương trình Cử nhân Quản trị Kinh doanh tại VinUni giảng dạy bằng tiếng Anh, hợp tác với Trường Kinh doanh Cornell

Chương trình Cử nhân Quản trị Kinh doanh tại VinUni được xây dựng toàn diện, giảng dạy bằng tiếng Anh, hợp tác chiến lược với Trường Kinh doanh Cornell SC Johnson (thuộc Đại học Cornell – top Ivy League), mang đến cơ hội tiếp cận mô hình đào tạo tiên tiến toàn cầu. 

Với 6 chuyên ngành từ Tài chính, Marketing đến Quản trị Khách sạn, sinh viên được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và phẩm chất lãnh đạo để trở thành những chuyên gia kinh doanh liêm chính, có tư duy khởi nghiệp và năng lực toàn cầu. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể tự tin phát triển sự nghiệp có ý nghĩa, với cơ hội thăng tiến nhanh chóng trong môi trường kinh doanh trong nước và quốc tế.

Xem thêm bài viết: Ngành Quản trị kinh doanh học môn gì? Ra trường làm gì?